Flexibel assetmanagement met Neo4Z

Assetmanagement, misschien wel het meest belangrijke maar ook het meest lastige proces binnen je organisatie. Om alles goed te beheren, moet je immers eerst weten wat je allemaal precies hebt.

Wat is assetmanagement?

Met behulp van assetmanagement, of eigendommenbeheer in het Nederlands, leg je vast waarover je (organisatie) allemaal beschikt. Dit strekt van software tot en met bijvoorbeeld je smartphones en wagenpark. Veelal worden vooral de IT-assets vastgelegd, denk aan beeldschermen, computers, printers en de meer draagbare goederen zoals laptops, smartphones en tablets.

Flexibel assetmanagement met Neo4Z

Een van de problemen waar je al gauw tegenaan loopt is dat het lastig is om te bepalen wat en hoe je assets precies wil registeren. Daarnaast verschillen de assets qua specificaties en dergelijke.

Er wordt dan al vaak gegeneraliseerd qua data, velden misbruikt voor het opslaan van bepaalde data. Zo wil je bijvoorbeeld je wagenpark registeren maar biedt je huidige tool je daar geen opties voor. Je moet je wagenpark dan maar registeren als heel iets anders (waarbij je dan weer belangrijke gegevens mist!) of algemeen object.

Dit terwijl je bij auto’s wellicht andere dingen wil registeren dan bij laptops. Auto’s hebben bijvoorbeeld een kleur en brandstof, en laptops een schermgrootte en processor.

Aan de slag met de module datasets

In Neo4Z lossen we dit op met de module datasets. Iedere Neo4Z-omgeving beschikt standaard over deze module.

De gehele regie en vrijheid ligt bij jou! Je kunt onbeperkt schema’s maken voor het registeren van je assets en meer. Je deelt de tabbladen en velden zelf naar eigen wens en inzicht in. Kies bijvoorbeeld voor een tekstveld voor het merk en type gevolgd door een valutaveld voor de initiële aanschafprijs.

Deze flexibiliteit leidt natuurlijk to ontelbare opties maar laat je niet inleveren op het gebied van beveiliging of andere instellingen. Zo hebben de schema’s automatisch hun eigen -gemakkelijk te beheren- rechtenstructuur, meerdere opties met betrekking tot geautomatiseerde acties, export- en koppelmogelijkheden en veel meer.

Voorbeelden van datasets

Wat zou je allemaal kunnen met datasets? Hieronder een aantal voorbeelden, maar het is lang niet gelimiteerd tot deze voorbeelden.

  • Hardwareregistratie (bijvoorbeeld beeldschermen, computers, laptops, smartphones, printers, netwerkapparatuur)
  • Wagenparkbeheer (bijvoorbeeld voertuigen, accessoires)
  • Kantoorinventaris (bijvoorbeeld kasten, apparaten, bureaustoelen, bureaus)
  • Bezoekersregistratie

Een van de mooie dingen aan datasets, is dat je de objecten ook weer kunt koppelen aan andere items binnen Neo4Z. Koppel je object bijvoorbeeld aan een persoon om aan te geven wie het aanspreekpunt is, of aan een leverancier, of koppel ze aan een ticket waarmee je de relatie tussen het ticket en het object in kaart brengt!

Andersom werkt het ook. Je ziet in een oogopslag waarvan de persoon aanspreekpunt is, wat die ene specifieke leverancier nog eens heeft geleverd of welke tickets dat object heeft gekoppeld.

Hebben we je interesse gewekt?

Je kunt Neo4Z gratis, zonder al te veel poespas een maand proberen. Oordeel zelf!

Bestaande klanten kunnen de module gratis gebruiken. De schema’s zijn aan te maken via beheer.

Hulp nodig?

Mail of bel dan naar support! Op werkdagen staat ons team tussen 9h en 17h voor je klaar. Eventueel kunnen we met je meekijken via oplossingen zoals Teamviewer of Microsoft Teams.

Neo4Z koppelen aan Microsoft Teams

Er wordt een nieuw ticket aangemaakt voor jouw team in Neo4Z. Automatisch volgt er een webhook naar Microsoft en wordt er een bericht geplaatst in het kanaal binnen je MS Teams-omgeving of team. Via het bericht kom je daarna snel in het ticket en krijg je ook een push melding op je smartphone.

We gebruiken in dit stappenplan MS Teams maar Neo4Z is niet gelimiteerd tot Teams. Andere oplossingen, bijvoorbeeld Slack zijn ook mogelijk.

Koppelen met Microsoft Teams

Het klinkt wellicht ingewikkeld maar dat is het zeer zeker niet. Je hebt slechts toegang tot Teams nodig, en beheerdersrechten voor de acties in Neo4Z. Verder staat support natuurlijk klaar om je te helpen, mocht dat nodig zijn.

Aan de slag

We moeten in Teams en in Neo4Z wat dingen instellen. Laten we daarom beginnen in Teams.

  1. Start Teams en ga naar het team en kanaal waarin je de melding zou willen ontvangen. Je kunt eventueel een nieuw team en/of kanaal maken.
  2. Klik rechtsboven op de puntjes (kanaalinstellingen) en klik op ‘connectors’.

  3. Zoek naar ‘Webhook’, selecteer deze connector en klik op toevoegen.

  4. De webhook wordt nu toegevoegd aan het team, en we kunnen deze gaan configureren. Ga eventueel terug naar de connectors en zoek naar de (zojuist toegevoegde) webhook. Vul nu nog een naam in en upload eventueel een afbeelding.
    Klik daarna op [Maken]
  5. Als alles is gelukt, verschijnt er een URL t.b.v. het koppelen met Teams. Deze hebben we later nodig en kopiëren we dus hier al naar bijvoorbeeld kladblok.

We zijn nu klaar in Teams en gaan verder in Neo4Z;

  1. Ga naar beheer en kies voor de optie ‘Acties’.
  2. Maak een nieuwe actie en voer een naam en omschrijving in. Kies daarna voor de trigger ‘Ticket > Nieuw’.
  3. Voeg eventueel extra voorwaarden toe.
    Wil je bijvoorbeeld dat het bericht alleen gemaakt wordt als het een ticket op een specifiek team betreft? Voeg dan als voorwaarde ‘${ticket.teamID}’ in, en als waarde het ID van het betreffende team. Je vindt het ID van een team bij ‘Beheer > Tickets > Teams’.
    Wil je dit niet en dus altijd een bericht plaatsen in MS Teams? Laat de voorwaarden dan leeg. Andersom kun je natuurlijk ook andere voorwaarden instellen zoals alleen sturen bij interne tickets (bijvoorbeeld op basis van het e-mailadres van de aanmelder). Ook hier geldt dat je support altijd kunt vragen voor hulp!
  4. Kies nu in het veld ‘Output’ voor de optie ‘Webhook‘.
  5. Voor de volgende stap hebben we de eerder opgeslagen URL van MS Teams nodig.
    Pak die er dus bij en plak deze in het veld ‘URL’. Stel verder de ‘Timeout‘ in op 2500ms (MS Teams kan soms traag reageren) en kies bij ‘Method‘ voor POST.
  6. Plak nu in het veld ‘Body (JSON)’ de volgende code. Je kunt deze eventueel naar wens aanpassen;
  7. Klik op nog op [Opslaan] en je bent klaar!

Je hebt nu succesvol de koppeling met Microsoft Teams ingesteld en afhankelijk van de door jou gestelde voorwaarden worden er berichten vanuit Neo4Z naar MS Teams gepusht!

Mocht je na aanleiding van dit bericht nog vragen hebben of kom je er niet uit? Neem dan contact op met support! Wij kunnen je ook helpen met het instellen van andere acties en meer.

Handige URL

Wil je het bericht aanpassen? Een handige URL is de sandbox van Microsoft Teams. Daarin kun je de bovenstaande JSON-code plakken en on the fly aanpassen waarna je aan de rechterkant meteen een voorbeeld ziet!

https://messagecardplayground.azurewebsites.net/